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Pilier 02 · Formation
Devis, conventions, émargements, attestations, financements : chaque tâche administrative produit une preuve Qualiopi. Je les tiens à jour toute l'année, pour que vous restiez concentré sur la pédagogie.
Quand faire appel à moi
Vous vous concentrez sur vos stagiaires.
Je sécurise Qualiopi et votre administratif.
L'administratif d'un organisme ne s'arrête pas entre deux audits : devis, conventions, plannings, invitations, émargements, attestations, facturation, dossiers de financement. Chaque tâche oubliée, c'est une preuve qui manquera le jour où l'auditeur la demandera.
→ Je tiens votre circuit administratif au quotidien, de façon régulière, à distance.
Audit initial, de surveillance autour de 18 mois ou de renouvellement à 3 ans : les preuves doivent exister, être à jour et rattachées au bon indicateur. Ce qui coince en audit, c'est rarement la qualité du travail, presque toujours l'absence de la preuve qui va avec.
→ Je prépare les dossiers en amont, pour arriver serein plutôt qu'en urgence.
Congés, arrêt, départ non remplacé, sessions qui s'enchaînent : les conventions attendent leur signature et les émargements ne sont plus relancés.
→ J'assure la continuité, ponctuellement ou de façon régulière, selon le volume réel de votre activité.
Le circuit administratif
Le circuit administratif d'un organisme de formation génère déjà une bonne partie des preuves attendues par l'auditeur. Je le prends en charge étape par étape, et je vous dis à quel indicateur chaque tâche répond.
Tracer, c'est pouvoir prouver qu'une action a eu lieu, quand et auprès de qui : l'enquête envoyée après la formation, la relance au stagiaire qui n'a pas répondu, la convention signée avant le démarrage. Je tiens ces traces au fil de l'eau, pas la veille de l'audit.
Étape 01 / 07
Je rédige vos propositions commerciales, puis je rédige et mets en page le devis, je l'envoie, je relance la signature et je suis le retour signé. Même chose pour la convention de formation, signée avant le démarrage. Je date et je conserve chaque envoi et chaque relance.
Preuves produites : devis et convention signée. Indicateurs : 1 (information accessible et transparente) et 9 (conditions de déroulement).
→ Un devis clair et une convention signée, ce sont deux preuves posées dès le premier jour du dossier.
Étape 02 / 07
Je diffuse, collecte et classe les recueils de besoins et les fiches de positionnement : participants, modules, entreprise rattachée.
Je mets en page le parcours de formation à partir de vos notes, selon votre modèle et votre charte, puis je le transmets au client. La pédagogie, les contenus et les objectifs restent votre expertise : je structure, je ne conçois pas.
Indicateurs : 4 (analyse du besoin), 5 et 6 (objectifs et contenus adaptés).
→ La fiche programme, c'est le menu. Le parcours, c'est ce qui est vraiment servi à ce client-là : deux preuves différentes, que je ne confonds pas.
Étape 03 / 07
Je coordonne les plannings : sessions, formateurs, créneaux, modalités précisées dans l'invitation. Je contacte les apprenants pour confirmer leur disponibilité, je garde la trace de leurs réponses et j'organise la logistique : invitations précisant la modalité, documents, accès.
Je veille aussi au livret d'accueil et à ses mentions obligatoires, dont la procédure de prévention des violences et discriminations, exigée désormais pour tous les organismes.
Je coordonne aussi les échanges entre les différents acteurs de l'organisme : formateurs, prestataires, clients et financeurs.
Indicateurs : 9, 10, 12, 17 et 18.
→ Une session bien planifiée, c'est un formateur à l'heure, des apprenants prévenus et une coordination prouvée.
Étape 04 / 07
Je prépare les feuilles de présence en amont. Le jour J, je les envoie, je les collecte, je relance celles qui ne sont pas signées, en gardant la trace de chaque relance, et je les archive.
En distanciel, je tiens le fichier de suivi (heures réalisées, apprenants, sessions) et je relance les apprenants inactifs. Un lien de connexion prouve seulement que l'accès a été proposé, pas que l'apprenant s'est connecté : l'auditeur attend une preuve de suivi effectif.
Indicateurs : 10 (suivi de la prestation) et 19 (suivi distanciel vérifié).
→ Une feuille non signée, c'est une présence qu'on ne peut plus prouver.
Étape 05 / 07
J'édite les attestations de fin de formation, je les envoie et je conserve la preuve de l'envoi. Je facture, je transmets facture et attestations à l'entreprise commanditaire et je suis les règlements jusqu'au paiement.
Fin de la subrogation OPCO : depuis le 1er octobre 2026, la plupart des OPCO ne paient plus directement l'organisme. Vous facturez l'entreprise, qui règle la formation puis se fait rembourser par son OPCO dans la limite de sa prise en charge. Les modalités varient selon l'OPCO et le dispositif (entreprises de moins de 50 salariés, apprentissage). Je vérifie le circuit de chaque dossier, je facture le bon interlocuteur et je transmets à l'entreprise les pièces de son remboursement : convention, programme, certificat de réalisation, facture.
Indicateurs : 11 (évaluation et assiduité), 1 (transparence financière) et 30 (parties prenantes).
→ Une formation se termine quand le dossier est complet et la facture réglée, pas avant.
Étape 06 / 07
OPCO, FAF (FIFPL, AGEFICE, FAFCEA), CPF, Bpifrance, FNE : j'accompagne vos clients dans leurs démarches. Je fiabilise et je complète chaque dossier, je suis les échanges jusqu'à la prise en charge.
Le dépôt de la demande reste toujours à la charge du client lui-même : je suis le relais, pas le déposant.
Indicateur : 1 (information sur les modalités de financement).
→ Aucun financeur public ou mutualisé ne finance un organisme non certifié. Et un dossier incomplet, c'est un financement qui n'arrive pas.
Étape 07 / 07
À partir du contenu que vous me transmettez, je crée les enquêtes de satisfaction des parties prenantes (bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques, entreprises). Je les envoie à la fin de la formation, je relance ceux qui n'ont pas répondu et je conserve la preuve de chaque envoi et de chaque relance, avec les réponses collectées. Pour chaque réclamation, je trace la date de réception, la réponse apportée et l'action corrective. J'enregistre les résultats dans un fichier récapitulatif.
Je tiens aussi la veille légale et réglementaire, le catalogue de formations, le reporting de votre activité et le fichier de suivi annuel (heures, apprenants, sessions distancielles) qui alimente votre bilan pédagogique et financier. Au quotidien, je gère vos mails administratifs, vos plannings, vos relances et l'archivage de vos dossiers.
Indicateurs : 2, 23, 30, 31 et 32, plus 1 et 6 pour le catalogue.
→ Le BPF se remplit sans recherche de dernière minute, et l'amélioration continue a enfin ses preuves.
Réglementation
Le nouveau référentiel a été publié au Journal officiel le 4 août 2026 (décret n° 2026-728 du 1er août 2026). La logique de fond ne change pas : critère, puis indicateur, puis preuve. Mais les exigences de traçabilité et de protection des publics se densifient.
Je suis ces évolutions pour vous, et j'adapte vos documents et vos tableaux de suivi en conséquence.
Ce que je ne fais pas
Je ne délivre ni ne valide la certification : c'est le rôle exclusif de l'organisme certificateur.
La construction du système qualité relève d'un consultant. La pédagogie, les contenus et les objectifs restent votre expertise ou celle de vos formateurs.
Le dépôt des demandes de financement reste à la charge du client, et la déclaration du BPF à votre service comptable. Je prépare et je fiabilise tout ce qui se passe avant.
Pourquoi moi
Quatre ans dans un organisme de formation, dont deux à piloter seule, à distance, toute l'organisation administrative : conventions, financements, planification des sessions, suivi des indicateurs, dossiers Qualiopi y compris les plus complexes. Les circuits OPCO et les preuves d'audit, je ne les ai pas appris dans un livre.
Vos dossiers contiennent des données personnelles d'apprenants et de clients. Je travaille donc dans votre environnement, avec des accès nominatifs créés pour moi, sur un poste sécurisé.
Ce qui coince en audit, presque toujours, c'est l'absence de la preuve qui va avec.
Ils ont travaillé avec moi
Extraits de recommandations reçues sur LinkedIn, à retrouver en intégralité sur mon profil LinkedIn.
Elle fait partie de ces professionnelles qui sécurisent un périmètre entier grâce à leur rigueur et leur fiabilité constante. Elle comprend vite, exécute juste et améliore systématiquement ce qu'elle touche.
Là où les contraintes peuvent être nombreuses, elle apporte des solutions claires, avec elle, il n'y a jamais de problème, seulement des solutions. Autonome, déterminée et très adaptable.
Demandes OPCO, suivi des conventions, coordination administrative, facturation… tout était géré avec sérieux et fluidité. Sa réactivité et son sens de l'organisation ont vraiment facilité notre collaboration.
Pour faire le point
Un guide interactif et un diagnostic gratuit en 20 lignes, tirées de votre quotidien administratif. Vos réponses restent dans votre navigateur.
Un premier échange de 30 minutes, gratuit et sans engagement, pour faire le point sur votre situation.
ou écrivez-moi, je vous réponds sous 48 h.